Prácticamente todos nuestros clientes (es decir, empresas manufactureras o tecnológicas, siempre del segmento B2B en el que estamos especializados) se encuentran en la siguiente situación:
- La empresa tiene aproximadamente 5.000 clientes pasados o actuales.
- Al mismo tiempo, tiene otros 30.000 contactos almacenados en hojas de cálculo de Excel, MailChimp o en algún lugar del servidor, base de datos de números de teléfono que ha recopilado a lo largo de los 20 años de su existencia.
- El sitio web dispone de varios formularios de contacto (descarga de folletos, fichas de productos, etc.), cuya cumplimentación se envía a la secretaria, a los trabajadores del almacén, a nadie.
- En realidad, no sabe nada sobre todos esos contactos (independientemente de su clasificación): no sabe si siguen siendo válidos, dónde están realmente y quién se esconde bajo ellos.
¿Esta situación te resulta familiar? Bien, bienvenido al club. Pero no os preocupéis, al final de la página sabréis qué hacer con él :).
¿Qué estamos dejando fuera?
El RGPD es un estándar legal ¿cuál es mi objetivo y cómo lo evalúo? verdaderamente sólido y no está en mi poder analizar cada punto. Nos centramos únicamente en tareas de marketing específicas y parciales. Estoy omitiendo intencionalmente todo lo relacionado con contratos, ex empleados, fotos en sitios web, etc. etc. Eso lo dejaré a otros. Sólo hablaremos de trabajar con contactos.
Conceptos y roles básicos
Al hablar del RGPD, conviene aclarar los roles básicos definidos por este reglamento:
- ciudadano, o también el sujeto o proveedor de datos personales – simplemente póngase en contacto. Entonces, el que te dio la dirección de correo electrónico y de alguna manera trabajas con él.
- Responsable del tratamiento de datos personales : la empresa que recopila, posee y procesa datos personales (tiene la responsabilidad principal), es decir, usted
- agente – simplemente una agencia. directorio de bases de datos de australia Alguien a quien le entregas tu base de datos y le pides que envíe un boletín informativo allí.
- procesador : en su mayoría herramientas y sus creadores que trabajan con datos personales. Así como remitentes de boletines informativos, CRM, sistemas de publicidad, sistemas de contabilidad, etc.
- datos personales : cualquier cosa que pueda utilizarse para identificar a una persona específica. Entonces, correo electrónico, dirección IP, teléfono, foto facial, etc.
Deben existir relaciones contractuales claras entre el responsable, el encargado del tratamiento y el encargado del tratamiento de datos personales. Se deben describir los procesos y enumerar las personas que tienen acceso a los datos. Pero, de nuevo, este no es el tema de este artículo. Ésta es una pregunta para los abogados.
Ya basta de teoría: ¿en qué está enterrado el perro?
Desde la perspectiva de una empresa que funciona normalmente, el problema es bastante claro. ¿Utiliza sistemas de contabilidad o algún (CRM)? Allí se almacenan todos los datos, pero ¡cuidado, solo los contactos comerciales! Es decir. Sobre los 5000, ver más arriba (aunque normalmente tampoco saben nada más sobre ellos). Los otros 30.000 flotan en el vacío, sin control y sin registro alguno. Y esto es con lo que nos enfrentamos con más frecuencia. Bases de datos antiguas, no seleccionadas, que se están pudriendo lentamente, distribuidas entre varios sistemas y herramientas.